Cách kiểm tra COA dầu mỡ khi nhận hàng: Đối chiếu đúng mã, đúng lô

Áp dụng đúng cách kiểm tra COA dầu mỡ khi nhận hàng giúp kho và QA đối chiếu chính xác chứng thư chất lượng theo từng lô thực nhận, tránh rủi ro nghiệm thu thiếu hoặc sai tài liệu. Giả sử nhà máy nhận bốn phuy dầu cùng cấp ISO VG 220 nhưng mang hai số lô khác nhau (lô A và lô B) mà nhà cung cấp chỉ gửi một tờ COA, phòng mua chưa thể vội kết luận nghiệm thu hay từ chối nếu chưa kiểm tra nội dung chi tiết bên trong.

Nguyên tắc cốt lõi là từng lô hàng thực tế phải gắn liền với kết quả phân tích tương ứng của lô đó. Nếu giấy tờ liệt kê kết quả của cả hai lô A và B, một tệp vẫn đủ điều kiện; ngược lại, nếu chứng thư chỉ ghi lô A thì kho cần yêu cầu bổ sung COA cho lô B trước khi duyệt.

Bước 1: Cách Kiểm Tra COA Dầu Mỡ Và Phiếu Kiểm Nghiệm Dầu Mỡ Trên Nhãn Phuy

Đặt ba thông tin cạnh nhau: Đơn mua ghi gì, bao bì ghi gì và phiếu kiểm nghiệm dầu mỡ ghi gì.

Kiểm tra tên thương mại đầy đủ và cấp sản phẩm. Cùng ghi “220” chưa chắc là cùng loại dầu; tương tự “NLGI 2” chỉ là cấp độ đặc, không phải tên của một loại mỡ.

Ví dụ, COGELSA ULTRA ATOX 220 và COGELSA ULTRASYNT ATOX 220 là hai mã riêng.

Nếu nhãn phuy có chữ SYNT nhưng hồ sơ không có, hãy yêu cầu nhà cung cấp làm rõ trước khi nghiệm thu.

Không tự bỏ qua khác biệt đó vì hai tên gần giống nhau.

Bước 2: Hướng Dẫn Kiểm Tra Batch Number Dầu Nhớt Và Đăng Ký COA Dầu Nhớt Theo Lô

Thực hiện kiểm tra batch number dầu nhớt (hoặc Lot No.) bằng cách tìm mã in trên nhãn, chụp lại và nhóm hàng theo số lô.

Với ví dụ bốn phuy ở đầu bài, kho có thể phân loại ngay khi đối chiếu COA dầu nhớt theo lô như sau:

Không dùng ngày giao hàng, số hóa đơn hoặc số phiếu xuất kho để suy ra số lô sản xuất.

Khi kiểm tra batch number dầu nhớt, nếu nhãn mờ, chụp lại vị trí in mã và đề nghị nhà cung cấp xác nhận thay vì tự điền theo phuy bên cạnh.

Bước 3: COA Và TDS Khác Nhau Thế Nào Khi Đọc Kết Quả Kiểm Nghiệm Dầu Mỡ?

Với dầu, phiếu kiểm nghiệm dầu mỡ nêu độ nhớt động học; với mỡ, có thể nêu độ xuyên kim làm việc.

Khi so sánh, đọc đủ tên phép thử, điều kiện thử, đơn vị, kết quả và giới hạn chấp nhận. Chẳng hạn, không đối chiếu độ nhớt đo ở 100°C với giá trị quy định ở 40°C.

Nhiều người thắc mắc COA và TDS khác nhau thế nào khi thấy số trên chứng thư nghiệm thu không trùng tuyệt đối với số trên TDS.

Cần hiểu rằng giá trị điển hình trên TDS và giới hạn nghiệm thu thực tế là hai khái niệm khác nhau.

Nếu đơn mua có yêu cầu riêng, QA cần đối chiếu với giới hạn đã thống nhất.

Nếu hồ sơ không nêu chỉ tiêu khách yêu cầu, hãy xin nhà cung cấp làm rõ; không lấy số trên TDS điền thay kết quả của lô.

Bước 4: Quy Trình Lưu Hồ Sơ Chuẩn Theo Cách Kiểm Tra COA Dầu Mỡ

Nắm vững cách kiểm tra COA dầu mỡ cần đi kèm với quy trình lưu trữ bài bản.

Mỗi lô chỉ cần một dòng theo dõi: Tên sản phẩm – Số lô – Số lượng nhận – Ngày nhận – Tệp COA – Trạng thái QA.

Lưu kèm ảnh nhãn của lô. Khi có thắc mắc, kho có thể gửi yêu cầu rõ ràng cho nhà cung cấp: “Chúng tôi đã nhận bốn phuy, gồm hai lô A và B. Hồ sơ hiện có kết quả lô A; vui lòng bổ sung COA lô B.”